Comment maîtriser le budget des déplacements professionnels de mes collaborateurs ?

Certains projets au sein d’une société requièrent parfois un déplacement à l’étranger. C’est valable, peu importe s’il s’agit d’une PME ou d’une multinationale. Ce type de voyage engendre évidemment des dépenses en termes de transport, d’hébergement… Cependant, vous pouvez maîtriser le budget alloué au voyage si vous suivez à la lettre les conseils suivants.

Le voyage est-il vraiment indispensable ?

Avant toutes choses, vous devez vous demander si le voyage est vraiment indispensable. En effet, il est actuellement possible de conclure des affaires à distance grâce à l’existence de la technologie de communication. En revanche, si le déplacement est incontournable, prenez soin de bien choisir les membres de l’équipe qui partiront. Pour ce faire, déterminez à l’avance les rôles de chaque salarié pendant la mission. Cette étape est incontournable si vous voulez maîtriser le budget des déplacements professionnels de ses collaborateurs. Aussi, la durée du voyage est également indispensable. Certes, elle doit être suffisante pour mener à bien les négociations, mais elle ne doit pas être trop langue au risque de vous ruiner.

Élaborer des règles à respecter durant le voyage

Pour limiter les dépenses, vous devez élaborer des règles à respecter pendant le voyage. Ces derniers doivent être ensuite notifiés en internet aux membres de l’équipe. Si possible, imprimez-les sur du papier et distribuez le document à chacun des employés qui partiront en mission. Celui-ci doit contenir le moyen de locomotion à prioriser pour se déplacer d’un endroit à un autre, le nom de la personne qui valide le déplacement, les types de dépenses prises en charge tout au long du voyage… Notez toutefois que les règles ne doivent pas être trop strictes si vous voulez que vos employés les respectent.

Autre conseil pour limiter le budget pour un voyage d’affaires

Connaître les dépenses effectuées annuellement en termes de voyage d’affaires aide également. Déterminez ensuite les établissements que votre équipe a souvent fréquentés lors de leur déplacement. Le but est de demander une collaboration avec ces prestataires.  Dans la pratique, vous pouvez vous entretenir avec la compagnie aérienne avec qui vos salariés ont voyagé maintes fois pour demander des réductions. De même, l’hôtel qui a hébergé votre équipe peut vous proposer des bons plans pour vous fidéliser.

Pour information, vous pouvez solliciter les services d’une agence de voyages professionnels si vous effectuez régulièrement un voyage d’affaires. Cette dernière peut en aider vous aider à réduire le coût de vos déplacements.

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